Świadectwo pracy: kiedy pracodawca musi je wydać, jak sprostować błąd i co zrobić, gdy go nie dostałeś

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy

Świadectwo pracy należy się każdemu pracownikowi przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę — niezależnie od tego, kto i w jakim trybie zakończył współpracę. Pracodawca ma obowiązek wydać je w dniu, w którym ustaje stosunek pracy (art. 97 § 1 k.p.).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie może wręczyć świadectwa tego dnia — na przykład jesteś na zwolnieniu lekarskim i nie przychodzisz do firmy — ma 7 dni na przesłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób.

Wyjątek: jeżeli w ciągu 7 dni od zakończenia umowy podpisujesz z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę, świadectwo wydaje się tylko na Twój wniosek — w ciągu 7 dni od jego złożenia (art. 97 § 1¹ i § 1² k.p.).

Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa od wcześniejszego rozliczenia się z nim — na przykład od zwrotu laptopa, telefonu czy służbowego samochodu (art. 97 § 1³ k.p.). Te kwestie rozlicza się osobno.

Co musi znaleźć się w świadectwie

Świadectwo zawiera informacje o okresie i rodzaju pracy, zajmowanych stanowiskach oraz o trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia umowy. Obejmuje też inne dane potrzebne do ustalenia Twoich uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych — na przykład liczbę dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego — oraz wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia przez komornika (art. 97 § 2 k.p.).

Na Twoje żądanie pracodawca musi dodatkowo podać wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Warto o to poprosić, jeżeli będziesz ubiegać się o pracę, w której ma to znaczenie.

Szczegółową treść świadectwa określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Najczęstsze błędy dotyczą trybu rozwiązania umowy, okresu zatrudnienia, wymiaru etatu i liczby wykorzystanych dni urlopu — a każdy z nich może wpłynąć na Twoje uprawnienia u kolejnego pracodawcy.

W świadectwie jest błąd — jak go sprostować

Procedura ma dwa etapy i krótkie terminy (art. 97 § 2¹ k.p.):

1. Wniosek do pracodawcy — w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. Wskaż, co jest błędne i jak powinno brzmieć. Złóż go w formie papierowej lub elektronicznej i zachowaj dowód złożenia z datą. Wzór znajdziesz w naszej bazie.
2. Odpowiedź pracodawcy — w ciągu 7 dni. Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, wydaje nowe świadectwo. Jeżeli odmówi, musi Cię o tym zawiadomić w tym samym terminie (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).
3. Pozew do sądu pracy — w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Jeżeli pracodawca w ogóle nie odpowiedział na wniosek, żądanie sprostowania również kierujesz do sądu pracy.

Jeżeli sąd uwzględni Twoje żądanie, pracodawca wydaje nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Uwaga: tryb rozwiązania umowy to nie tylko kwestia świadectwa

Jeżeli nie zgadzasz się z tym, że zostałeś zwolniony dyscyplinarnie, samo sprostowanie świadectwa nie wystarczy. Wpis w świadectwie odzwierciedla to, co faktycznie zrobił pracodawca. Aby go zmienić, trzeba zakwestionować samo zwolnienie — a na to masz 21 dni od doręczenia pisma (art. 264 § 2 k.p.). Jeżeli sąd uzna, że dyscyplinarka była niezgodna z przepisami, pracodawca musi wpisać do świadectwa, że umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 3 k.p.). Terminu 21 dni nie wydłuża złożenie wniosku o sprostowanie.

Pracodawca nie wydał świadectwa — co zrobić

1. Sprawdź termin. Jeżeli od końca zatrudnienia minęło mniej niż 7 dni, a pracodawca nie mógł wręczyć Ci świadectwa osobiście, może jeszcze przesłać je pocztą.
2. Wyślij wezwanie do wydania świadectwa i zachowaj potwierdzenie nadania. Wzór znajdziesz w naszej bazie.
3. Złóż skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.).
4. Wystąp do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa (art. 97¹ § 1 k.p.). Jeżeli pracodawca już nie istnieje albo pozwanie go jest niemożliwe z innych przyczyn — z żądaniem ustalenia Twojego prawa do otrzymania świadectwa (art. 97¹ § 2 k.p.).

Z żądaniem wydania świadectwa możesz wystąpić w każdym czasie przed upływem przedawnienia (art. 97¹ § 3 k.p.) — tu nie obowiązują krótkie terminy.

Pozew możesz złożyć w sądzie pracy właściwym dla pracodawcy (co do zasady według jego siedziby) albo w sądzie, na którego obszarze wykonywałeś pracę (art. 461 § 1 k.p.c.). Pracownik nie płaci opłaty od pozwu, niezależnie od wartości sporu (art. 35 ust. 1 i art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Odszkodowanie za niewydanie lub błędne świadectwo

Jeżeli przez to, że pracodawca nie wydał świadectwa w terminie albo wydał je z błędem, nie mogłeś podjąć nowej pracy, przysługuje Ci odszkodowanie (art. 99 § 1 k.p.). Wynosi ono tyle, ile wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie więcej niż za 6 tygodni (art. 99 § 2 k.p.).

Kluczowe jest wykazanie związku przyczynowego: to brak lub błąd świadectwa — a nie inne okoliczności — sprawił, że nie dostałeś pracy. Dowodami mogą być korespondencja z przyszłym pracodawcą, warunkowa oferta zatrudnienia albo pismo z urzędu pracy. Orzeczenie o odszkodowaniu za wydanie niewłaściwego świadectwa jest jednocześnie podstawą do jego zmiany (art. 99 § 4 k.p.).

Roszczenie o odszkodowanie przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.).

Perspektywa pracodawcy

Świadectwo warto przygotować przed ostatnim dniem pracy, na aktualnym wzorze z rozporządzenia, i sprawdzić w nim zwłaszcza tryb rozwiązania umowy, wymiar etatu oraz rozliczenie urlopu. Wniosek o sprostowanie trzeba rozpatrzyć w ciągu 7 dni i o odmowie zawiadomić pracownika — brak odpowiedzi nie zamyka pracownikowi drogi do sądu. Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem, a pracodawca może też odpowiadać za szkodę byłego pracownika do wysokości 6-tygodniowego wynagrodzenia.

Kiedy potrzebny jest prawnik

Wniosek o sprostowanie i wezwanie do wydania świadectwa przygotujesz sam na podstawie wzorów z naszej bazy. Pomoc prawnika przydaje się, gdy błąd dotyczy trybu rozwiązania umowy — wtedy w istocie kwestionujesz zgodność zwolnienia z przepisami i liczy się termin 21 dni. Przydaje się też, gdy pracodawca odmawia wydania świadectwa i trzeba przygotować pozew, albo gdy dochodzisz odszkodowania i musisz wykazać, że przez świadectwo straciłeś konkretną pracę.