Procedura antymobbingowa w regulaminie: co musi zawierać i do kiedy ją wprowadzić

Kto ma nowy obowiązek i od kiedy

Nowy przepis brzmi tak: pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi — w regulaminie, jeżeli nie są one określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy (art. 94(3a) § 1 Kodeksu pracy).

Przepis wprowadziła ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy — Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046). Wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. (art. 6 ustawy).

Na samo wdrożenie jest dodatkowy czas. Pracodawcy mają 6 miesięcy od wejścia ustawy w życie na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu, o którym mowa w art. 94(3a) § 1 — czyli czas do 5 maja 2027 r. (art. 4 ustawy).

Pracodawca zatrudniający mniej niż 10 pracowników nie musi wydawać takiego regulaminu. Obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi dotyczy natomiast każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych (art. 94(3) § 1 k.p.), podobnie jak obowiązek przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania (art. 18(3g) k.p.).

Ustawa nie mówi, jak liczyć tych dziesięciu pracowników — czy wliczać osoby na część etatu, zleceniobiorców, pracowników sezonowych. To osobne zagadnienie; omawiamy je w tekście o zakresie obowiązku.

Gdzie zapisać te reguły

Ustawa daje trzy możliwe nośniki i traktuje je zamiennie:

• układ zbiorowy pracy, jeżeli u pracodawcy obowiązuje,
• regulamin pracy — od 5 listopada 2026 r. regulamin pracy ustala także reguły, procedury i częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych, naruszaniu zasady równego traktowania i dyskryminacji oraz mobbingowi (art. 104(1) § 1 pkt 10 k.p.),
• odrębny regulamin z art. 94(3a) § 1 k.p. — obowiązkowy wtedy, gdy tych reguł nie ma w układzie zbiorowym ani w regulaminie pracy.

Oba przepisy są ze sobą zsynchronizowane: art. 104(1) § 1 pkt 10 kończy się zastrzeżeniem „chyba że u pracodawcy wydany został regulamin, o którym mowa w art. 94(3a)". Dokument ma być jeden, nie dwa.

W praktyce oznacza to dwie różne sytuacje. Pracodawca, który ma regulamin pracy — obowiązkowo przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1(1) k.p.) — może go po prostu rozbudować. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10, ale mniej niż 50 osób, najczęściej regulaminu pracy nie ma i wyda odrębny regulamin antymobbingowy. Wybór nośnika ma znaczenie, bo tryb wprowadzenia obu dokumentów jest inny — wracamy do tego niżej.

Uwaga interpretacyjna: art. 104(1) § 1 pkt 10 k.p. odnosi się do treści regulaminu pracy jako takiego, bez progu liczbowego. Pracodawca zatrudniający mniej niż 10 osób, który dobrowolnie wprowadził regulamin pracy (art. 104 § 2 k.p.), powinien liczyć się z tym, że przepis obejmie także jego regulamin. Przepis jest nowy i nie ma jeszcze praktyki ani orzecznictwa, które by to rozstrzygnęło.

Co ustawa każe zapisać

Przepis wymienia trzy elementy, nie jeden. Regulamin ma określać:

1. reguły — czyli standard zachowań obowiązujący w firmie: co jest niedopuszczalne i czego się oczekuje,
2. procedury — czyli ścieżkę postępowania: kto przyjmuje zgłoszenie, w jakiej formie, co dzieje się dalej, w jakich terminach, kto podejmuje decyzję,
3. częstotliwość działań — czyli jak często firma robi to, co zapowiada.

Te trzy elementy mają dotyczyć czterech obszarów: przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi (art. 94(3a) § 1 k.p.).

To ważne, bo dokument nazywany zwyczajowo „procedurą antymobbingową" ma zakres szerszy niż mobbing. Regulamin obejmujący wyłącznie mobbing nie wykona obowiązku w pozostałych trzech obszarach.

Skąd wiadomo, co ma być w środku

Ustawa nie zawiera listy wymaganych rozdziałów. Zawiera natomiast opis tego, do czego pracodawca jest zobowiązany — i to z niego wynika treść dokumentu.

Pracodawca jest obowiązany systematycznie przeciwdziałać mobbingowi, w szczególności przez działania prewencyjne, wykrywanie mobbingu oraz właściwe reagowanie na mobbing, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem (art. 94(3) § 1 k.p.). Identycznie zbudowany jest obowiązek dotyczący równego traktowania (art. 18(3g) k.p.).

Mamy więc pięć rodzajów działań, które regulamin powinien opisać:

• prewencja — szkolenia, informowanie o standardzie, obowiązki kadry kierowniczej, sposób wprowadzania nowych pracowników w zasady;
• wykrywanie — kanał zgłoszeń, ale też mechanizmy, które nie zależą od zgłoszenia: badania atmosfery pracy, rozmowy odejściowe, analiza absencji i rotacji;
• reagowanie — kto i w jakim terminie bada sprawę, jak zapewnia się bezstronność, prawo obu stron do wypowiedzenia się, sposób dokumentowania, katalog możliwych rozstrzygnięć;
• działania naprawcze — co robi pracodawca po potwierdzeniu zgłoszenia: zmiana podporządkowania, konsekwencje wobec sprawcy, korekta rozwiązań organizacyjnych, które umożliwiły sytuację;
• wsparcie osoby dotkniętej — pomoc dostępna w firmie i poza nią, ochrona przed odwetem.

Regulamin zbudowany na tych pięciu osiach da się później zestawić z przepisem punkt po punkcie. To jest jego główna wartość w razie sporu.

Obszary, o których trzeba pomyśleć osobno

Nowelizacja dopisała pracodawcy obowiązek przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika i wprost wskazała, gdzie te naruszenia się pojawiają: w obszarach zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy oraz jej oceny, a także statusu zawodowego pracownika i jego kwalifikacji (art. 94 pkt 2c k.p.).

To gotowa lista kontrolna. Warto przejść ją przy pisaniu reguł i przy każdym obszarze odpowiedzieć na jedno pytanie: co u nas konkretnie jest niedopuszczalne. Ogólnik w rodzaju „szanujemy się nawzajem" nie daje ani pracownikowi punktu odniesienia, ani pracodawcy podstawy do reakcji.

Przy okazji ustawa rozstrzyga to, co w firmach budzi największy niepokój: za mobbing nie mogą być uznane uzasadnione i wyrażone we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczanie z powierzonej pracy lub jej krytyka (art. 94(3) § 9 k.p.). Mobbingiem nie są też zachowania incydentalne, choćby naruszały dobra osobiste pracownika (art. 94(3) § 3 k.p.). Te dwa zdania warto przenieść do regulaminu, żeby kadra kierownicza wiedziała, gdzie przebiega granica.

Częstotliwość działań — element, który najłatwiej pominąć

„Częstotliwość działań" to sformułowanie nowe i nie ma odpowiednika w dotychczasowych przepisach. Wymaga liczb, nie deklaracji.

Do rozstrzygnięcia w dokumencie: jak często odbywają się szkolenia i kto im podlega, jak często szkoli się kadrę kierowniczą osobno, co ile miesięcy przegląda się samą procedurę, jak często bada się atmosferę pracy, kiedy powstaje zbiorcze podsumowanie zgłoszeń i kto je otrzymuje.

Zapis w rodzaju „szkolenia odbywają się okresowo" nie określa częstotliwości. „Szkolenie dla wszystkich pracowników raz na 24 miesiące, dla osób kierujących pracownikami raz na 12 miesięcy, dla nowo zatrudnionych w ciągu 30 dni od podjęcia pracy" — określa.

Ochrona osoby, która zgłasza

Regulamin, który nie chroni zgłaszającego, nie będzie używany. Ustawa robi tu więcej niż dotychczas.

Skorzystanie przez pracownika z uprawnień z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania ani powodować negatywnych konsekwencji, a w szczególności nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia (art. 18(3e) § 1 k.p.). Pracownik, wobec którego takie działania podjęto, ma prawo do zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę albo do odszkodowania (§ 2).

Ta sama ochrona przysługuje pracownikowi, który udzielił wsparcia w jakiejkolwiek formie osobie korzystającej z tych uprawnień (§ 3) — czyli świadkowi, który potwierdził zdarzenie.

Ochrony nie ma pracownik, który wiedział, że do naruszenia prawa pracy nie doszło (§ 4). To jedyny wyjątek i warto go w regulaminie odwzorować dokładnie: dotyczy wiedzy o braku naruszenia, a nie tego, że zgłoszenie okazało się później niepotwierdzone.

Jak wprowadzić regulamin — tryb i terminy

Tu wybór nośnika ma realne znaczenie.

Odrębny regulamin z art. 94(3a) k.p. Pracodawca uzgadnia jego treść z zakładową organizacją związkową, a gdy działa ich więcej — ze wszystkimi (§ 2). Jeżeli uzgodnienie ze wszystkimi nie jest możliwe, uzgadnia z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy (§ 3). Reprezentatywna jest organizacja zrzeszająca co najmniej 8% zatrudnionych, jeżeli należy do reprezentatywnej organizacji ponadzakładowej, albo co najmniej 15% zatrudnionych w pozostałych przypadkach (art. 25(3) ust. 1 ustawy o związkach zawodowych).

Jeżeli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść regulaminu samodzielnie, uwzględniając ustalenia poczynione w toku uzgadniania (§ 4).

Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, treść uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, z takim samym skutkiem po 30 dniach (§ 5).

Ten ostatni przepis jest najczęściej przeoczany. W firmie bez związków zawodowych odrębny regulamin antymobbingowy wymaga wyłonienia przedstawicieli pracowników i przedstawienia im projektu. Wprowadzenie dokumentu jednostronnym zarządzeniem nie spełnia wymogu z art. 94(3a) § 5 k.p.

Regulamin pracy. Tryb jest inny: ustala go pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a w razie nieuzgodnienia w ustalonym przez strony terminie albo gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa — pracodawca ustala regulamin samodzielnie (art. 104(2) k.p.). Przepisy o regulaminie pracy nie przewidują udziału przedstawicieli pracowników.

Wejście w życie. Do odrębnego regulaminu stosuje się odpowiednio art. 104(3) k.p. (art. 94(3a) § 6 k.p.). Oznacza to, że wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a pracodawca ma obowiązek zapoznać z jego treścią pracownika przed dopuszczeniem go do pracy.

Licząc wstecz od 5 maja 2027 r.: dwa tygodnie na wejście w życie plus do 30 dni na uzgodnienia plus czas na wyłonienie przedstawicieli, jeżeli nie ma związków. Sam etap formalny to około dwóch miesięcy.

Czego procedura nie załatwi

Wprowadzenie regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności pracodawcy. Pracownik, który doznał mobbingu, ma prawo dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę albo odszkodowania (art. 94(3) § 11 k.p.) — i roszczenie to kieruje przeciwko pracodawcy niezależnie od tego, czy w firmie obowiązuje procedura. Pracodawca, który wypłacił świadczenie, może następnie dochodzić wyrównania szkody od osoby, od której pochodziły zachowania stanowiące mobbing, w wysokości odpowiadającej stopniowi winy tej osoby i pracodawcy (art. 94(3) § 12 k.p.).

Znaczenie regulaminu jest inne i dotyczy dowodu. Obowiązek z art. 94(3) § 1 i art. 18(3g) k.p. dotyczy przeciwdziałania systematycznego. W sporze pracodawca będzie wykazywał, że działania podejmował — a udokumentowana prewencja, zarejestrowane zgłoszenie i opisana reakcja są tym, czym się to wykazuje.

W sprawach o naruszenie zasady równego traktowania rozkład ciężaru dowodu jest przy tym wprost przesunięty: osoba zarzucająca naruszenie uprawdopodobnia fakt jego zaistnienia, a wtedy pracodawca jest obowiązany wykazać, że naruszenia się nie dopuścił (art. 18(3f) k.p.). Przepis obejmuje także postępowania toczące się na podstawie obowiązujących u pracodawcy procedur wydanych w wykonaniu obowiązków ustawowych — czyli również postępowanie prowadzone wewnątrz firmy na podstawie tego regulaminu. Dla mobbingu ustawa odrębnej reguły dowodowej nie wprowadza.

Procedura martwa — spisana, ale nieużywana, bez szkoleń i bez śladu po zgłoszeniach — działa w sporze przeciwko pracodawcy, bo dowodzi, że standard był znany i nie został wykonany.

A co z procedurą dla sygnalistów

Firmy, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, mają już procedurę zgłoszeń wewnętrznych na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928, art. 23 ust. 1). Pojawia się pytanie, czy budować drugi kanał.

Ustawa o ochronie sygnalistów pozwala rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych o naruszenia dotyczące obowiązujących w firmie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych ustanowionych na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących; w takim przypadku nie stosuje się przepisów rozdziałów 4 i 5 tej ustawy (art. 3 ust. 2). Jest to więc możliwe, ale wymaga świadomej decyzji, bo skutki prawne obu ścieżek są różne. Dwa równoległe kanały bez wskazania, który jest właściwy, to najprostszy sposób na to, żeby zgłoszenie utknęło.

Co grozi za brak regulaminu

Trzeba to powiedzieć wprost: ustawa nie wprowadziła odrębnego wykroczenia za niewydanie regulaminu. Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika z art. 281 k.p. nie został tą nowelizacją zmieniony (stan na 23 sierpnia 2026 r.).

Nie znaczy to, że przepis jest bez sankcji. W razie stwierdzenia naruszeń innych niż objęte nakazami organy Państwowej Inspekcji Pracy kierują wystąpienie lub wydają polecenie oraz wnioskują o wyciągnięcie konsekwencji wobec osób odpowiedzialnych (art. 11 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy). Brak regulaminu jest też okolicznością, która pojawi się w każdym sporze sądowym o mobbing lub dyskryminację w tej firmie.

Plan na najbliższe miesiące

Termin 5 maja 2027 r. wygląda na odległy, ale etap uzgodnień jest sztywny i skraca realny czas pracy.

1. Do końca 2026 r. — ustalenie, czy firma przekracza próg 10 pracowników i który nośnik wybiera; przegląd obecnego regulaminu pracy i faktycznych praktyk.
2. Styczeń–luty 2027 r. — napisanie dokumentu na pięciu osiach z art. 94(3) § 1 k.p., z liczbami przy częstotliwości.
3. Marzec 2027 r. — wyłonienie przedstawicieli pracowników, jeżeli nie ma związków zawodowych; przedstawienie projektu i bieg 30 dni.
4. Kwiecień 2027 r. — podanie do wiadomości, bieg 2 tygodni, szkolenie kadry kierowniczej, uruchomienie kanału zgłoszeń.
5. Po wejściu w życie — pierwszy przegląd po 6 miesiącach i trzymanie się zadeklarowanej częstotliwości.

Przygotowaliśmy wzór takiego regulaminu wraz z siedmioma załącznikami — formularzem zgłoszenia, oświadczeniem o bezstronności członka zespołu, protokołem z wysłuchania, raportem z postępowania wyjaśniającego, rejestrem zgłoszeń, potwierdzeniem zapoznania oraz rocznym harmonogramem działań: Regulamin przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji — wzór do pobrania.

Jeżeli chcą Państwo omówić wdrożenie w konkretnej firmie — zapraszamy do kontaktu z kancelarią. Zakres wsparcia opisaliśmy na stronie Kontrole PIP, regulaminy i dane pracowników.

Szerszy obraz zmian, także od strony pracownika, znajdą Państwo w tekście Mobbing od 5 listopada 2026 r.: nowa definicja i co najmniej 6 pensji minimalnych zadośćuczynienia.

Zastrzeżenie

Materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i przedstawia ogólny stan prawny na dzień wskazany przy artykule. Nie jest poradą prawną i nie uwzględnia okoliczności indywidualnej sprawy. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga odrębnej analizy — w tym celu prosimy o kontakt z kancelarią.