Co najmniej 10 pracowników: jak policzyć, czy obowiązek dotyczy Twojej firmy

Skąd bierze się próg dziesięciu

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, dyskryminacji oraz mobbingowi — w regulaminie, jeżeli nie są one określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy (art. 94(3a) § 1 Kodeksu pracy).

Przepis wprowadziła ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1046), która wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Termin na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu upływa 5 maja 2027 r. (art. 4 ustawy).

Ustawa mówi „co najmniej 10 pracowników" i na tym poprzestaje. Nie określa metody liczenia ani momentu pomiaru. Trzeba więc sięgnąć do tego, co Kodeks pracy mówi w innych miejscach.

Kogo Kodeks pracy nazywa pracownikiem

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). To definicja zamknięta i rozstrzyga większość wątpliwości.

Do progu nie wlicza się:

• zleceniobiorców i osób na umowie o dzieło,
• osób współpracujących na podstawie umowy B2B, w tym samozatrudnionych,
• stażystów i praktykantów, jeżeli nie zawarto z nimi umowy o pracę,
• członków zarządu pełniących funkcję wyłącznie na podstawie powołania w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych, bez odrębnego stosunku pracy.

Do progu wlicza się wszystkie osoby zatrudnione na podstawie wymienionej w art. 2 k.p., niezależnie od rodzaju umowy o pracę — także zatrudnionych na czas określony, na zastępstwo i na okres próbny.

Pierwsza z tych list ma jednak zastrzeżenie, które w praktyce bywa ważniejsze niż sama lista: o tym, czy dana osoba jest pracownikiem, nie decyduje nazwa umowy, lecz warunki, w jakich praca jest faktycznie wykonywana.

Umowa cywilnoprawna, która okazuje się umową o pracę

Zatrudnienie w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy — czyli wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem — jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 § 1(1) k.p.). Nie jest przy tym dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków (art. 22 § 1(2) k.p.).

Konsekwencja dla progu jest prosta i niewygodna. Jeżeli zleceniobiorca albo osoba współpracująca na B2B w rzeczywistości pracuje w warunkach z art. 22 § 1 k.p., to jest pracownikiem — i wlicza się do dziesiątki. Firma, która na papierze ma ośmiu pracowników i sześciu zleceniobiorców, może w rzeczywistości zatrudniać czternastu pracowników. Obowiązek z art. 94(3a) § 1 k.p. dotyczy jej wtedy od początku, niezależnie od tego, jak liczyła sama.

To nie jest rozważanie teoretyczne, bo istnieje tryb, w którym takie ustalenie zapada.

Inspektor pracy jest uprawniony do stwierdzenia, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną albo gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę. Warunkiem wydania decyzji jest wcześniejsze niewykonanie polecenia usunięcia naruszeń (art. 11 ust. 1 pkt 7a w związku z ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy). Polecenie takie wydaje się po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska, gdy w łączącym je stosunku prawnym dominują cechy stosunku pracy.

Od tej decyzji przysługuje odwołanie do sądu rejonowego — właściwość tę wskazano wprost w art. 461 § 1(1) Kodeksu postępowania cywilnego w brzmieniu obowiązującym od 5 listopada 2026 r. Niezależnie od trybu administracyjnego istnienia stosunku pracy można też dochodzić przed sądem powództwem o ustalenie.

Praktyczny wniosek jest taki: firma, która utrzymuje zatrudnienie tuż poniżej progu dzięki umowom cywilnoprawnym, w razie kontroli może dowiedzieć się, że próg przekroczyła — i że nie wykonała obowiązku, o którym była przekonana, że jej nie dotyczy. Odwrotny kierunek nie działa: prawidłowo zawarta umowa zlecenia z osobą, która sama organizuje sobie pracę, pozostaje umową zlecenia i do progu się nie wlicza.

Część etatu: liczymy osoby, nie etaty

Kodeks pracy przy progach liczbowych posługuje się słowem „pracowników", a pracownikiem jest osoba. Nie ma tu przeliczania na pełne etaty. Ośmioro pracowników na całych etatach i czworo na połówkach to dwanaście osób, a nie dziesięć etatów — próg jest przekroczony.

Ten sam sposób liczenia stosuje się do pozostałych progów w Kodeksie pracy: obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy przy co najmniej 50 pracownikach (art. 104 § 1(1) k.p.) oraz regulaminu wynagradzania przy tej samej liczbie (art. 77(2) § 1 k.p.).

Nieobecni nadal się liczą

Próg dotyczy zatrudnienia, nie obecności w pracy. Wliczają się więc pracownicy przebywający na:

• urlopie wypoczynkowym,
• zwolnieniu lekarskim, także długotrwałym,
• urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim i wychowawczym,
• urlopie bezpłatnym.

Ich stosunek pracy trwa, są więc pracownikami w rozumieniu art. 2 k.p. Podejście odwrotne prowadziłoby do sytuacji, w której obowiązek pojawiałby się i znikał wraz z sezonem grypowym.

Pracownicy tymczasowi liczą się agencji

Pracownika tymczasowego zatrudnia agencja pracy tymczasowej i to ona jest jego pracodawcą. Pracodawca użytkownik korzysta z jego pracy, ale nie jest stroną stosunku pracy. Do progu z art. 94(3a) § 1 k.p. pracownicy tymczasowi wliczają się więc agencji, nie firmie, w której faktycznie pracują.

Nie znaczy to, że są poza ochroną. Mobbing może pochodzić od pracodawcy, przełożonego, osoby zajmującej równorzędne stanowisko, podwładnego, innego pracownika oraz osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 94(3) § 8 k.p.). Procedura obowiązująca u pracodawcy użytkownika powinna obejmować także relacje z osobami spoza jego własnej kadry — inaczej nie wykona obowiązku wobec własnych pracowników.

Czego ustawa nie mówi: na jaki dzień liczyć

To jest realna luka i trzeba ją nazwać wprost. Art. 94(3a) § 1 k.p. nie wskazuje ani daty pomiaru, ani okresu odniesienia.

Kontrast z inną ustawą pokazuje, że nie jest to przeoczenie stylistyczne. Przepisy o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, przy czym do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928).

Ustawodawca potrafi więc napisać i datę pomiaru, i metodę przeliczania, i katalog osób wliczanych — gdy tego chce. W art. 94(3a) § 1 k.p. nie napisał żadnej z tych rzeczy. Wniosek jest taki, że progu nie mierzy się jednorazowo w wyznaczonym dniu: obowiązek istnieje wtedy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej dziesięć osób, i trwa tak długo, jak długo ten stan się utrzymuje.

W praktyce oznacza to konieczność własnej decyzji: kto i jak często sprawdza stan zatrudnienia oraz co się dzieje, gdy przekroczenie progu następuje po 5 maja 2027 r.

Gdy zatrudnienie waha się wokół dziesięciu

Firma sezonowa, która przez osiem miesięcy w roku ma siedem osób, a w szczycie osiemnaście, znajduje się w najgorszym położeniu: przez część roku obowiązek ma, przez część nie. Utrzymywanie procedury „na sezon" i uchylanie jej poza nim nie ma sensu ani prawnego, ani organizacyjnego — regulamin wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania do wiadomości i wymaga uzgodnienia, więc nie da się go włączać i wyłączać wraz z liczbą etatów.

Rozsądniejsze jest wprowadzenie regulaminu niezależnie od wahań. Poniżej progu obowiązku nie ma, ale nie ma też zakazu — a dokument, który istnieje przez cały rok, zdejmuje pytanie, czy akurat w danym miesiącu firma podlegała obowiązkowi.

Poniżej progu obowiązki nie znikają

To jest najczęstsze nieporozumienie wokół tego przepisu. Próg dziesięciu pracowników dotyczy wyłącznie obowiązku spisania reguł w regulaminie. Nie dotyczy obowiązków materialnych, które ciążą na każdym pracodawcy niezależnie od wielkości:

• systematyczne przeciwdziałanie mobbingowi przez działania prewencyjne, wykrywanie, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych (art. 94(3) § 1 k.p.),
• systematyczne przeciwdziałanie naruszaniu zasady równego traktowania, zbudowane identycznie (art. 18(3g) k.p.),
• przeciwdziałanie naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 94 pkt 2c k.p.).

Pracodawca zatrudniający pięć osób odpowiada za mobbing tak samo jak ten zatrudniający pięćset. Różnica polega na tym, że mniejszy nie musi mieć regulaminu — ale w razie sporu i tak będzie wykazywał, że przeciwdziałał systematycznie, a bez żadnego dokumentu jest to trudniejsze.

Osobna pułapka: masz regulamin pracy

Jeżeli u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy, wchodzi w grę drugi przepis, który progu nie zawiera. Od 5 listopada 2026 r. regulamin pracy ustala także reguły, procedury i częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników, naruszaniu zasady równego traktowania i dyskryminacji oraz mobbingowi — chyba że u pracodawcy wydany został regulamin z art. 94(3a) k.p. (art. 104(1) § 1 pkt 10 k.p.).

Przepis ten odnosi się do treści regulaminu pracy jako takiego, bez odwołania do liczby zatrudnionych. Pracodawca zatrudniający mniej niż 10 osób, który dobrowolnie wprowadził regulamin pracy (art. 104 § 2 k.p.), powinien liczyć się z tym, że wymóg obejmie także jego dokument. Przepis jest nowy i nie ma jeszcze praktyki ani orzecznictwa, które by to przesądziło — sygnalizujemy to jako kwestię do rozważenia, nie jako pewnik.

Trzy pytania, które warto sobie zadać teraz

1. Ilu mamy pracowników w rozumieniu art. 2 k.p., licząc osoby, a nie etaty, i wliczając nieobecnych — a ilu zleceniobiorców i współpracowników B2B pracuje u nas w warunkach z art. 22 § 1 k.p.?
2. Czy mamy regulamin pracy albo układ zbiorowy — a jeżeli tak, czy nie prościej rozbudować istniejący dokument, niż wydawać nowy?
3. Kto w firmie odpowiada za sprawdzenie stanu zatrudnienia, gdy przekroczymy próg po terminie ustawowym?

Odpowiedź na drugie pytanie ma znaczenie większe, niż się wydaje, bo tryb wprowadzenia obu dokumentów jest inny. Opisujemy to w tekście o samej procedurze.

Zastrzeżenie

Materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i przedstawia ogólny stan prawny na dzień wskazany przy artykule. Nie jest poradą prawną i nie uwzględnia okoliczności indywidualnej sprawy. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga odrębnej analizy — w tym celu prosimy o kontakt z kancelarią.